Respuestas a las consultas más comunes sobre digitalización de documentos y archivo electrónico.
Prácticamente cualquier tipo de documento en papel puede ser digitalizado, incluyendo:
Contamos con equipamiento especializado para cada tipo de documento, desde escáneres de alta producción para documentación estándar hasta dispositivos específicos para materiales delicados, encuadernados o de gran formato.
Nuestro proceso de digitalización consta de las siguientes fases:
Cada proyecto se adapta a las necesidades específicas del cliente y al tipo de documentación.
Los formatos más comunes que utilizamos son:
La elección del formato depende del uso previsto, requisitos de conservación y necesidades de integración con sistemas existentes. Podemos proporcionar múltiples formatos del mismo documento si es necesario.
Ofrecemos varias opciones para los documentos originales:
La decisión sobre el destino de los originales depende de requisitos legales, políticas internas y preferencias del cliente. En cualquier caso, garantizamos la trazabilidad completa de los documentos durante todo el proceso.
Implementamos múltiples capas de seguridad para proteger sus documentos digitales:
Nuestros protocolos de seguridad se actualizan constantemente para adaptarse a nuevas amenazas y requisitos normativos.
Sí, los documentos digitalizados pueden tener plena validez legal siempre que el proceso cumpla con determinados requisitos:
Ofrecemos servicios de digitalización certificada que cumplen con todos los requisitos legales establecidos en la normativa española y europea, garantizando la validez jurídica de los documentos digitalizados. Esto permite, en muchos casos, prescindir de los originales en papel.
Para documentos con especial relevancia jurídica, implementamos procedimientos reforzados que incluyen intervención de terceros de confianza cuando es necesario.
El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos es una prioridad en todos nuestros procesos:
Todos nuestros sistemas y procesos están diseñados siguiendo los principios de privacidad por diseño y por defecto, y son auditados regularmente por especialistas en protección de datos.
El tiempo de implementación varía según la complejidad y alcance del proyecto:
Estos plazos incluyen las fases de análisis, diseño, configuración, migración de datos, pruebas, formación y puesta en producción. Utilizamos metodologías ágiles que permiten entregar valor de forma incremental, con hitos claros y resultados visibles desde las primeras semanas.
Para proyectos de digitalización masiva, los plazos dependen del volumen, tipo de documentación y nivel de procesamiento requerido. Disponemos de capacidad para digitalizar hasta 100.000 páginas diarias en nuestro centro de producción.
Ofrecemos varios niveles de soporte post-implementación:
Todos nuestros planes de soporte incluyen:
También ofrecemos servicios de administración delegada para clientes que prefieren externalizar completamente la gestión de sus sistemas documentales.
La integración con sistemas existentes es un aspecto fundamental de nuestras implementaciones. Disponemos de múltiples mecanismos:
Nuestro equipo de integración trabaja estrechamente con sus equipos técnicos para diseñar las mejores estrategias que minimicen el impacto en los sistemas existentes y maximicen la interoperabilidad.
También ofrecemos soluciones de Single Sign-On (SSO) para proporcionar una experiencia unificada de autenticación con sus sistemas de identidad corporativos (Active Directory, SAML, OAuth).
Sí, la formación es un componente esencial de nuestros proyectos. Ofrecemos programas de capacitación adaptados a diferentes perfiles de usuario:
Nuestros programas formativos incluyen:
Evaluamos la efectividad de la formación mediante encuestas de satisfacción y pruebas de conocimiento, adaptando el programa según sea necesario para garantizar la adopción exitosa del sistema.
Nuestro equipo de expertos está disponible para resolver cualquier duda adicional sobre nuestros servicios.
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